Polityka prywatności Ecocarbo

Wersja obowiązująca od 7 sierpnia 2026 r.

Niniejszy dokument, Polityka Prywatności („Polityka”), ma na celu wskazanie Państwu zasad postępowania z Państwa danymi osobowymi, sposobu oraz podstaw ich przetwarzania.

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem przez Państwa ze strony www.ecocarbo.pl oraz sklepu internetowego pod adresem: ecocarbo.pl/sklep/ jest Marta Tarapata prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Ecocarbo – Marta Tarapata, ul. Hufcowa 9b, 30-394 Kraków, NIP: 6762208624, dalej „Administrator” albo „Ecocarbo”.

Z Administratorem można skontaktować się:

• pocztą elektroniczną: [email protected],
• telefonicznie: 32 750 60 55 lub 787 50 00 50 (opłata jak za połączenie standardowe - wg. cennika właściwego operatora)
• listownie: Ecocarbo – Marta Tarapata, ul. Hufcowa 9b, 30-394 Kraków.

W sprawach dotyczących danych należy korzystać z podanych wyżej danych kontaktowych.

2. Kogo i jakich danych dotyczy Polityka

Polityka dotyczy użytkowników strony, klientów sklepu internetowego, osób kontaktujących się z Ecocarbo, posiadaczy Konta Klienta, odbiorców przesyłek, osób składających reklamacje lub oświadczenia o odstąpieniu oraz przedstawicieli i osób kontaktowych klientów biznesowych.

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („Dane Osobowe”). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy.

W zależności od sposobu korzystania przez Państwa ze strony www.ecocarbo.pl mogą być przetwarzane następujące dane:

• dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, nazwę firmy, NIP i dane osoby reprezentującej;
• dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu oraz adres rozliczeniowy i dostawy;
• dane Zamówienia, płatności, faktury, dostawy, zwrotu i reklamacji;
• dane wymagane do rozliczenia akcyzy lub zastosowania zwolnienia, w tym informacje o nabywcy (np. jego PESEL), przeznaczeniu wyrobów węglowych i wymagane oświadczenia;
• dane Konta Klienta, historię Zamówień i informacje potrzebne do uwierzytelnienia;
• treść wiadomości, załączniki i informacje przekazane podczas rozmowy;
• dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, typ urządzenia i przeglądarki, adres żądanego zasobu, komunikaty błędów oraz identyfikatory cookies;
• informacje o źródle wizyty i sposobie korzystania ze strony, jeżeli użytkownik wyraził zgodę na analityczne pliki cookies.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od osoby składającej Zamówienie lub wskazującej odbiorcę, automatycznie z urządzenia użytkownika, a w zakresie statusu płatności i dostawy również od operatora płatności lub przewoźnika.

3. Cele, podstawy i okresy przetwarzania

Dane Osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) („RODO”) oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ochronie danych osobowych.

Podanie przez Państwa Danych Osobowych w Sklepie internetowym jest dobrowolne, jednak jest konieczne do skorzystania z określonych funkcjonalności Sklepu na przykład do złożenia zamówienia i jego rozliczenia (zawarcia i wykonania umowy sprzedaży), rejestracji Konta. Każdorazowo zakres wymaganych do zawarcia odpowiedniej umowy danych wskazany jest w Sklepie internetowym. Konsekwencją niepodania tych danych może być brak możliwości skutecznego dokonania powyższych czynności.

3.1. Korzystanie ze strony i bezpieczeństwo

Dane techniczne przetwarzamy, aby prawidłowo wyświetlać stronę, utrzymać sesję, obsługiwać koszyk, diagnozować błędy, przeciwdziałać nadużyciom i chronić stronę oraz dane użytkowników. Podstawą jest niezbędność do wykonania usługi żądanej przez użytkownika oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i dochodzeniu lub obronie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO. Logi przechowujemy przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy incydentu i obrony roszczeń, a następnie usuwamy lub anonimizujemy, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.

3.2. Kontakt i zapytania

Państwa dane osobowe podane w celu kontaktu ze sklepem internetowym podane w wiadomości lub podczas rozmowy telefonicznej zebrane w toku ewentualnej dalszej komunikacji, są lub mogą być przetwarzane w następujących celach:

• komunikacja z Państwem celem udzielenia odpowiedzi na Państwa wiadomość – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f. RODO, tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora;
• w zależności od treści komunikacji, podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem stosownej umowy – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b. RODO, tj. niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń, które mogą powstać w ramach relacji między Państwem a Administratorem – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f. RODO, tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora.

Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak może być konieczne, aby się z nami skutecznie kontaktować.

Państwa dane co do zasady będą przetwarzane do czasu zakończenia komunikacji z Państwem lub będą przechowywane dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania Danych Osobowych.

3.3. Konto Klienta

Dane podane przez Państwa w związku z rejestracją Konta w sklepie internetowym przetwarzamy w celu jego prowadzenia (np. składania zamówień bez konieczności każdorazowego wypełniania formularzy, dostępu do historii zakupów, zarządzania swoimi zgodami) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. niezbędność do wykonania umowy, którą zawierają Państwo zakładając Konto i akceptując Regulamin. Podane w tym zakresie dane przechowujemy do usunięcia Konta albo zakończenia świadczenia usługi, a dane potrzebne do rozliczeń, bezpieczeństwa lub obrony roszczeń – przez odpowiedni okres wynikający z prawa lub terminów przedawnienia.

3.4. Zamówienie i umowa sprzedaży

Państwa Dane Osobowe zebrane w związku ze złożeniem zamówienia, są lub mogą być przetwarzane w następujących celach:

• realizacja zamówienia i wykonanie zawartej umowy – w szczególności potwierdzenia jego złożenia lub wysłania do Państwa wybranego Towaru, jak również w razie potrzeby skontaktowania się z Państwem w tej sprawie – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b. RODO, tj. niezbędność do wykonania umowy sprzedaży, którą zawierają Państwo po złożeniu zamówienia. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy zrealizować Zamówienia. Dane umowne przechowujemy przez czas wykonania umowy;
• ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń, które mogą powstać w ramach relacji pomiędzy Państwem a Administratorem oraz inne cele, które są niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f. RODO, tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub przez stronę trzecią;
• wystawienie i przechowywanie faktur i dokumentów księgowych oraz rozpatrywanie reklamacji i zwrotów w terminie i formie określonych w przepisach – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
• Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne, aby złożyć zamówienie. W celu realizacji zamówienia Państwa dane będziemy przetwarzać przez okres wykonywania umowy, a także przez czas wymagany przez przepisy prawa (np. podatkowe, rachunkowe - zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe dotyczące umowy sprzedaży przechowuje się co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym umowa została ostatecznie zakończona/rozliczona), chyba, że dłuższy czas wynika z ich przechowywania na wypadek ewentualnych roszczeń, przez okres przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania Danych Osobowych.

3.5. Płatności przez Przelewy24

Przy wyborze płatności online przekazujemy operatorowi Przelewy24 Dane Osobowe konieczne do zainicjowania, identyfikacji i rozliczenia transakcji, w szczególności identyfikator i kwotę Zamówienia, adres e-mail oraz dane wymagane przez wybraną metodę płatności. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO – oraz obowiązki rozliczeniowe wynikające z prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Usługę Przelewy24 świadczy PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu. W zakresie świadczenia usługi płatniczej operator może działać jako odrębny administrator i stosuje własne zasady prywatności dostępne na stronie www.przelewy24.pl. Ecocarbo nie otrzymuje danych logowania do banku ani pełnych danych karty płatniczej.

3.6. Dostawa

Dane odbiorcy, adres, numer telefonu, adres e-mail oraz informacje organizacyjne dotyczące dostawy przekazujemy przewoźnikowi lub operatorowi logistycznemu w zakresie potrzebnym do doręczenia Towaru, kontaktu z odbiorcą i rozpatrzenia szkody transportowej. Podstawą jest wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dokumentację dostawy przechowujemy przez czas realizacji Zamówienia, a później - w zakresie potrzebnym do rozliczeń i obrony roszczeń.

3.7. Faktury, podatki, akcyza i jakość paliw

Dane na fakturach, w ewidencjach, oświadczeniach nabywcy, dokumentach dotyczących zwolnienia od akcyzy i dokumentacji sprzedaży paliw przechowujemy oraz udostępniamy uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy podatkowe, rachunkowe, akcyzowe lub dotyczące jakości paliw. Podstawą jest obowiązek prawny Administratora – art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane przechowujemy przez okres wskazany w odpowiednich przepisach, liczony od zdarzenia lub końca właściwego roku rozliczeniowego.

3.8. Reklamacje, odstąpienia i roszczenia

Dane Osobowe podane przez Państwa w związku ze złożeniem reklamacji i zebrane w toku ewentualnej dalszej komunikacji, są lub mogą być przetwarzane w następujących celach:

1. rozpatrzenie reklamacji – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c. RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze
2. ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń, które mogą powstać w ramach relacji pomiędzy Państwem a Administratorem – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f. RODO, tj. prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora.

Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak może być konieczne, aby złożyć reklamację. Państwa Dane Osobowe będziemy przetwarzać przez okres realizacji reklamacji, chyba że przepisy prawa (np. rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek, gdyby mieli Państwo wobec Sklepu jakiekolwiek roszczenia, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego, lub na wypadek innych celów wynikających z realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania Danych Osobowych.

3.9. Zarządzanie zgodą i analityka

Informację o wyborach dotyczących cookies zapisujemy, aby respektować i móc wykazać decyzję użytkownika. Niezbędne cookies stosujemy, gdy są konieczne do świadczenia żądanej usługi lub transmisji komunikatu, zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Dane związane z wykazaniem wyboru przetwarzamy również w celu realizacji obowiązków prawnych i ochrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.

Cookies analityczne oraz powiązane z nimi dane wykorzystujemy wyłącznie po uzyskaniu zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Zgodę można w każdej chwili wycofać. Nie wpływa to na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych

Każdorazowo katalog odbiorców Danych Osobowych przetwarzanych przez Administratora wynika przede wszystkim z zakresu usług, z jakich Państwo korzystają. Katalog odbiorców danych wynika również z Państwa zgody lub z przepisów prawa, oraz doprecyzowywany jest w wyniku działań podejmowanych przez Państwa w Sklepie internetowym.

W przetwarzaniu Danych Osobowych w ograniczonym zakresie mogą brać udział kontrahenci – partnerzy Administratora, w szczególności podmioty, które technicznie pomagają sprawnie prowadzić działalność Sklepu internetowego, przewoźnicy realizujący przesyłki Zamówień, podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą płatniczą, firmy, które serwisują oprogramowanie, jak również dostawcy usług prawnych i doradczych.

Mając powyższe na uwadze Dane Osobowe mogą otrzymać podmioty, które potrzebują tych danych do wykonania określonego zadania albo mają do nich dostęp na podstawie prawa. I tak są to w szczególności:

• Contabo GmbH z siedzibą w Monachium w Niemczech – dostawca hostingu serwera, na którym działa strona i sklep oraz mogą być przechowywane bazy danych, logi i kopie zapasowe;
• nazwa.pl sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie – dostawca serwera i obsługi poczty elektronicznej;
• Konrad Dziekan – OptimusPrime.pl – podmiot świadczący obsługę techniczną, administracyjną i serwerową strony oraz sklepu. W związku z zakresem świadczonych usług może posiadać pełny dostęp administracyjny do strony, konfiguracji serwera, baz danych, logów, kopii zapasowych, Kont Klientów, Zamówień oraz dokumentacji obsługiwanej w systemie. Dostęp odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora oraz w zakresie potrzebnym do utrzymania, zabezpieczenia, diagnostyki, naprawy i rozwoju systemu.
• dostawcy oprogramowania sklepu i innych usług technicznych – wyłącznie w zakresie, w jakim uzyskują faktyczny dostęp do danych;
• CookieYes, dostawca platformy zarządzania zgodą na cookies;
• PayPro S.A., operator płatności Przelewy24, banki i inni uczestnicy wybranej metody płatności;
• JAS-FBG S.A. z siedzibą w Katowicach – przewoźnik i operator logistyczny otrzymujący dane odbiorcy oraz informacje potrzebne do organizacji dostawy i obsługi szkody transportowej;
• biuro księgowe, doradcy podatkowi, prawni i inni upoważnieni doradcy;
• organy podatkowe, celno-skarbowe, sądy, organy ścigania i inne organy publiczne, jeżeli udostępnienie wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na rzecz Ecocarbo, w tym dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i obsługi technicznej, działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych oraz udokumentowanych poleceń Administratora. Zakres technicznych uprawnień może obejmować pełny dostęp administracyjny, jednak nie uprawnia podmiotu przetwarzającego do wykorzystywania danych do własnych celów.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ecocarbo wybiera dostawców w sposób ograniczający przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Niektórzy dostawcy usług internetowych mogą jednak korzystać z infrastruktury lub podwykonawców znajdujących się w państwach trzecich. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne. Informację o zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przez RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do Danych Osobowych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane Osobowe są przetwarzane lub ich kopii);
• żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania (np. jeśli Dane Osobowe są nieprawidłowe) lub usunięcia Danych Osobowych (np. w przypadku, gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
• usunięcia danych, jeżeli zachodzi jedna z przesłanek określonych w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Państwa Danych Osobowych dokonywanego w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej (jeżeli nie ma innych ważnych prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania nadrzędnych wobec interesów Klienta). Jeżeli Dane Osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczącego Danych Osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim – w takim wypadku Danych Osobowych nie wolno już przetwarzać do takich celów.
• cofnięcia każdej wyrażonej Administratorowi zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie dokonywane przez Administratora zgodnie z prawem przed jej cofnięciem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

Żądanie można przesłać mailowo na adres: [email protected] albo adres pocztowy Administratora: Ecocarbo – Marta Tarapata, ul. Hufcowa 9b, 30-394 Kraków. Poszczególne prawa nie są bezwzględne; przykładowo nie usuniemy danych, które nadal musimy przechowywać z powodu obowiązków podatkowych lub akcyzowych.

7. Zautomatyzowane decyzje

W ramach procesów pozostających pod kontrolą Ecocarbo dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały. Operator płatności może stosować własne mechanizmy bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom na zasadach opisanych w jego dokumentach.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dobrane do rodzaju danych i ryzyka, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie zapasowe i ograniczenie uprawnień. Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie usuwa całkowicie ryzyka, dlatego zabezpieczenia są okresowo weryfikowane i dostosowywane do zmian w sklepie.

9. Pliki cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika albo odczytywane z niego podczas korzystania ze strony. Cookies sesyjne są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, a trwałe pozostają przez wskazany czas albo do ich usunięcia.

Strona używa platformy CookieYes do zebrania i zapamiętania wyboru. Odmowa cookies analitycznych nie blokuje przeglądania oferty ani złożenia Zamówienia. Ustawienia można w każdej chwili zmienić:

Zmień ustawienia cookies

9.1. Cookies niezbędne

Są potrzebne do zapamiętania wyboru prywatności, utrzymania koszyka i sesji sklepu. Nie można ich wyłączyć z poziomu banera, ponieważ bez nich żądana funkcja nie działałaby prawidłowo.

9.2. Cookies analityczne

Mechanizm Sourcebuster wykorzystywany przez WooCommerce pomaga ustalić, z jakiego źródła użytkownik trafił do sklepu i przypisać źródło wizyty lub Zamówienia. Cookies z tej grupy mogą zostać zapisane dopiero po wyrażeniu zgody na kategorię analityczną.

9.3. Ustawienia przeglądarki

Cookies można także usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Usunięcie cookies niezbędnych może wyczyścić koszyk, wylogować użytkownika albo spowodować ponowne wyświetlenie banera. Ustawienia przeglądarki działają niezależnie od preferencji zapisanych w CookieYes.

10. Łącza do innych stron

Strona może zawierać odsyłacze do serwisów zewnętrznych, które działają według własnych zasad prywatności. Przed przekazaniem danych takiemu podmiotowi warto zapoznać się z jego informacjami o przetwarzaniu.

11. Zmiany polityki

Polityka może zostać zmieniona, jeżeli zmienią się przepisy, funkcje sklepu, wykorzystywani dostawcy lub rzeczywisty sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja i data jej obowiązywania są publikowane na tej stronie. Jeżeli zmiana wymaga ponownego uzyskania zgody na cookies, baner poprosi użytkownika o nowy wybór.